Понедельник без трёх таблиц: автоматизация рутины в чате

Понедельник, который начинается в 8:40

Сергей держит небольшую оптовую фирму: три менеджера, склад и набор таблиц, которые живут отдельной жизнью от реальности. Каждый понедельник у него один и тот же ритуал. В 8:40 он открывает три таблицы, вчерашние письма и блокнот с пометками, а потом пытается сложить это в одну картину: сколько заказов пришло, что не отгружено, кому пора напомнить про оплату.

К одиннадцати картина готова. К обеду часть цифр уже устарела. Во вторник он делает то же самое заново, потому что таблицы снова разошлись с тем, что происходит на складе.

Смешно, если бы не каждую неделю.

Что он попросил у Yasna

Всё началось с одной фразы в чате, написанной обычными словами, без всякой подготовки:

Хочу, чтобы каждое утро в восемь приходила короткая сводка: заказы за вчера, что не ушло со склада, кто просрочил оплату. Каждый понедельник — отдельно, что изменилось за неделю.

Yasna уточнила, откуда брать данные, и собрала эту автоматизацию. Никаких настроек, схем и инструкций Сергей не писал. Просто рассказал, что и когда ему нужно видеть.

Теперь утром в чате лежит сводка, и читается она за завтраком, а не за столом с тремя вкладками.

Дальше пошло по мелочи

Через неделю Сергей попросил ещё две вещи. Каждый вторник проверять, у кого из поставщиков подорожал прайс, и присылать только изменения — без полных списков, которые всё равно никто не читает. И собирать накладные за месяц в один файл, чтобы бухгалтер не искала их по переписке.

Собери накладные за месяц в один файл и пришли в чат, когда я попрошу.

Обе задачи он описал так же — словами. Обе работают.

Почему это вообще возможно

Повторяющаяся рутина — лучший кандидат на автоматизацию, потому что её не жалко отдать. Вы уже знаете, как всё должно быть устроено, и делаете это одинаково каждую неделю. Остаётся объяснить порядок один раз.

Главное, что стоит попробовать: возьмите задачу, которую вы делаете каждую неделю или каждый день, и опишите её в чате так, как рассказали бы новому сотруднику. Что собрать, откуда взять, когда прислать. Дальше Yasna будет делать это сама, а вы — читать готовое.

Частые вопросы

Нужно ли что-то настраивать или программировать?

Нет. Автоматизация собирается из вашего описания обычными словами. Вы говорите, что и когда нужно, а техническую часть Yasna берёт на себя.

Что если задача поменяется?

Достаточно написать об этом в чат. Расписание и состав сводки можно изменить или отменить в любой момент — это не одноразовая настройка.

А если данных для сводки пока нет?

Yasna скажет прямо, что данных не хватает, вместо того чтобы придумывать цифры. Лучше один раз уточнить источник, чем потом сверять выдуманные числа с реальностью.

Попробуйте начать с одной такой мелочи — той, что повторяется каждую неделю и раздражает больше всего. Опишите её в чате с Yasna и посмотрите, что получится: https://yasna.bot