Как бухгалтер перестала быть архивом документов

Наталья — бухгалтер на аутсорсе. Ведёт восемь небольших фирм, и со всех сторон ей льют документы. Утром приходит акт от одного клиента, днём выписка из банка от другого, вечером фото накладной, снятое на телефон под углом, и вопрос: «Это в расходы?».

Всё это живёт в разных переписках. К отчётному периоду Наталья ходит по чатам, как по складу, и ищет, где что лежит. Бывало, что накладная находилась через неделю — уже после того, как период закрыли. Приходилось переделывать.

Документ пришёл и сразу потерялся

Проблема не в том, что документов много — это нормальная работа бухгалтера. Проблема в том, что они не имеют своего места. Файл лежит в переписке между обсуждением обеда и стикером, и найти его можно только перелистыванием.

При этом каждый документ нужно ещё и прочитать: понять, что это, к какому периоду относится, всё ли заполнено. На это уходит время, которого в отчётный период и так нет.

Что изменилось

Теперь Наталья пересылает документы Yasna. Просто кидает файл или фото в чат и пишет словами, что нужно:

Это в расходы? Проверь, всё ли заполнено.

По накладной: сумма и период читаются, поставщик указан, а подписи получателя нет. Стоит запросить у клиента подписанный экземпляр. Документ сохранил, найдёте по вопросу «накладные за квартал».

Файлы больше не теряются среди переписки: они лежат отдельно и находятся по одному вопросу, а не поиском по чату за три месяца. Формат не важен — PDF, скан, фотография бумаги с телефона.

Что это меняет по сути

Наталья перестаёт быть архивом. Раньше половина её дня уходила на то, чтобы разыскать бумажку. Теперь документ пришёл — она сразу видит, что в нём, и решает, что с ним делать.

Это меняет не только скорость, но и характер работы. Вместо бесконечного поиска остаётся собственно бухгалтерия: сверить, проверить, закрыть период.

Частые вопросы

Можно ли присылать документы фотографией?

Да. Фото накладной или акта, снятое на телефон, читается так же, как скан. Главное, чтобы текст был различим.

Можно ли спросить итоги по конкретному клиенту?

Да, достаточно спросить словами: сколько всего за квартал по этому клиенту, какие документы не хватает. Ответ придёт по уже загруженным файлам.

Документы не потеряются между чатами?

Они хранятся отдельно от переписки и привязаны к вашим вопросам. Найти нужный можно по содержанию, а не перелистыванием истории.

Если у вас документы приходят со всех сторон и теряются в переписках, попробуйте пересылать их в один чат и спрашивать по ним обычными словами.